Hoja de Calculo: EXCEL

Escrito por pcpivillarrobledo 12-04-2009 en General. Comentarios (0)

EXCEL:

 

Introducción:

 

            Las hojas de cálculo habían sido usadas durante cientos de años por los contables antes de que apareciese un programa informático. El primer programa fue el VisiCalc, acrónimo del inglés Visible Calculador en el año 1979.

 

El uso de hojas de cálculo nos permite agilizar tareas contables, financieras y matemáticas, entre otras cosas. Una hoja de cálculo nos permite presentar la información de una manera más gráfica y actualizarse automáticamente, también rehace todos los cálculos cada vez que modificamos algunos valores.

 

Hoja de cálculo. Definición y términos:

 

            Existen en el mercado diferentes aplicaciones para el manejo de hojas de cálculo. Alguna de ellas forman parte de paquetes integrados, como es caso de CALC que forma parte del paquete OpenOffice, y otras son aplicaciones independientes , como por ejemplo Lotus 1,2,3.

 

Una de las más conocidas y utilizadas para el manejo de una hoja de cálculo es el Excel, que forma parte del paquete Microsoft Office, que es considerado el más estándar del mercado.

 

La definición más sencilla de hoja de cálculo es aquella que la describe como una tabla de valores organizada en filas y columnas. Cada una de las cajas de la hoja de cálculo se denomina celdas y está referenciada por su posición en la hoja. La posición se indica mediante una letra que identifica la columna y un número que representa la fila.

 

Cada uno de los archivos Excel recibe el nombre de libro y su extensión es .XLS.

 

 

Ejercicio nº 1: Crear un archivo Excel y dale el nombre de GastosVivienda.xls.

Concepto EneroFebreroMarzo AbrilMayoJunioJulioAgosto SeptiembreOctubreNoviembreDiciembreTOTAL
Electricidad12,3312,3312,3312,3312,3312,3312,3312,3312,3312,3312,3312,33147,96
Teléfono fijo23,5923,5923,5923,5923,5923,5923,5923,5923,5923,5923,5923,59283,08
Teléfono móvil44,9044,9044,9044,9044,9044,9044,9044,9044,9044,9044,9044,90538,80
Gas ciudad120,55120,55120,55120,55120,55120,55120,55120,55120,55120,55120,55120,551.446,60
Televisión44,9844,9844,9844,9844,9844,9844,9844,9844,9844,9844,9844,98539,76
Agua22,0922,0922,0922,0922,0922,0922,0922,0922,0922,0922,0922,09265,08
Comida350,00350,00350,00350,00350,00350,00350,00350,00350,00350,00350,00350,004.200,00
TOTAL618,44618,44618,44618,44618,44618,44618,44618,44618,44618,44618,44618,447.421,28

 

EJERCICIO EN EXCEL

Microsoft Excel es un programa que viene el paquete Microsoft Offcice y cuya finalidad principal es la de brindar una planilla electrónica, en la cual se pueden ingresar datos, operar con ellos automaticamente y generar gráficos.

Para iniciar Excel, vamos al Menú de Inicio, Programas, y buscamos el ícono Microsoft Excel

Al igual que en el Word en Excel podemos agregar y/o quitar barras de herramientas llevando el cursor del mouse hasta la altura de la las barras de herramientas, luego presionamos el botón derecho del mouse y seleccionamos las herramientas que deseamos hacer aparecer o desaparecer

La apareciencia del Excel es la una tabla compuesta por filas (horizontales) y columnas (verticales). Las columnas se identifican por la letra que llevan en la parte superior y las columnas por el número que llevan a la derecha. De esta manera las celdas se identifican por la letra de la columna y por el numero de la fila en que están ubicadas.

Nos podemos desplazar por las celdas de la planilla cliqueándolas con el mouse o usando las flechas subir, bajar, derecha e izquierda. A medida que nos movemos en el campo que está justo en la esquina superior izquierda de la planilla vemos la posición de la celda y al lado su contenido.

Introducción de Datos
Para introducir datos en las celdas de Excel simplemente escribimos al igual que en el Word y presionamos Enter. Para reeditar los datos de una celda podemos hacer doble click sobre ella, o mientras estamos en ella presionar F2.

Autocompletar
Las planillas electrónicas como Excel tienen la función de autocompletar que nos permite rellenar celdas en base a la información contenida en otras. Por ejemplo escribamos en la celda A1 el número 1, y en la celda A2 el número 2. Seleccionemos ambas celdas con el con el cursor del mouse y vamos hasta la esquina inferior derecha de la selección. Aparecerá una Cruz delgada, entonces presionamos el botón izquierdo del mouse y arrastramos hacia abajo, y veremos como apareceran los numeros 4, 5,6, etc. hasta que soltemos el mouse.

Se puede hacer el mismo ejercicio colocando por ejemplo días de las la semana, o nombres de meses.

Ejercicio Práctico

Vamos a realizar una pequeña planilla de alumnos y su respectivas notas, para ello, llenaremos las celdas como indica la figura siguiente:

Suma de Celdas
Para calcular la suma de la notas simplemente nos colocamos en la celda donde deverá aparecer el resultado de la suma y presionamos el botón Autosuma , y presionamos Enter. Supongamos que realizamos esa operación sobre la celda E2, si miramos el contenido de dicha celda, este será: =SUMA(B2:D2). Esto correspondene a una fórmula de excel, que se explica así:

  • El símbolo igual nos indica que la celda contine una formula
  • La palabra SUMA significa que se está realizando una suma de elementos, en este caso celdas.
  • Lo que está entre paréntesis se conoce como argumento de la función, en este caso las celdas a ser sumadas.
  • B2:D2, es el argumento de nuestra suma, e indica que se se está sumando un rango de celdas, o sea las celdas comprendidas entre la celda B2 y la celda D2. Los dos puntos (:) se pueden leer como hasta...

Para calcular la suma de la celda E3 podemos proceder de la misma forma, o escribir directamente en ella la fórmula =SUMA(B3:D3) y presionar Enter que significaría sume desde la celda B3 hasta la celda D3. También podemos usar el proceso de autocompletar.

Promedio de celdas
Calculemos ahora el promedio, para ellos escribiremos en la celda F2 la fórmula: =PROMEDIO(B2:D2) y luego presionaremos Enter. Esta formula se leería como: promediar las celdas comprendidas entre B2 y D2.

Ya es tiempo de que guardemos nuestro ejercicio, lo cual se hace en forma similar a Microsoft Word, o sea, nos vamos a Archivo, luego Guardar como... , y elegimos la ubicación y el nombre del archivo, para luego presionar el botón Guardar.

Máximo
Para calcular la nota máxima de entre las 3 notas, podríamos escribir directamente en la celda G2 la fórmula =MAX(B2:D2). Pero supongamos que desconocemos la fórmula para calcular el máximo. Entonces deberemos proceder de la siguiente manera:

  1. Nos ubicamos sobre la celda en la cual queremos calcular una fórmula
  2. Presionamos el botón fórmula
  3. Aparecerá una ventana donde eligiremos a la izquierda la categoría de nuestra fórmula y a la derecha seleccionaremos la fórmula que deseamos usar y presionamos Aceptar. Si no conocemos la categoría ponemos la categoría todas, y buscamos la formulas en el listado de la derecha, las cuales están ordenadas alfabéticamente.

  4. Seleccionaremos los rango (celdas sobre las cuales operar) presionando el botón indicado en la figura

  5. Volvemos a la planilla Excel y seleecionamos el rango de celdas que deseamos ocupar y presionamos Enter.

  6. Volveremos a la ventana de diálogo y presionamos el botón Aceptar para terminar la operación.

Mínimo
Para calcular el Mínimo podemos proceder de la misma manera que para el Máximo.

Cambiando el Aspecto de las Celdas

Texto
Para cambiar el formato de los textos contenido en las celdas procedemos igual que en Word (negrita, subrayado, color de la fuente, tamaño, etc...).

Celda
Para cambiar el color de relleno de las celdas y sus bordes, seleccionamos las celdas sobre las cuales queremos operar, luego presionamos el botón derecho del mouse y elegimos la opción formato de las celdas y en las opciones bordes elegimos el tipo de borde que deseamos y en la sección trama, el color. Luego aceptamos.

Un Gráfico muy simple

Para hacer un gráfico seleccionaremos el rango de celdas que queremos incluir en nuestro gráfico.

Luego presionaremos el ícono Asistente de gráficos , e iremos rellenando y seleccionando en los 4 pasos que tiene el asistente:

  1. Paso 1: Tipo de Grafico
  2. Paso 2: Rango de datos (lo dejaremos tal como está)
  3. Paso 3: Opciones de Gráfico donde podemos especificarf el Título y nombres de los ejes del gráfico
  4. Paso 4: Ubicación del Grafico, que puedes er en la misma hoja o en otra nueva (lo habitual es dejarlo en lamisma hoja)
  5. Finalmente presionamos el botón terminar para ver nuestro gráfico

Una vez que el gráfico está en la hoja, lo podemos acomodar, y ademas podemos reeditarlo colocando el mouse sobre un elemento del gráfico, presionamos el botón derecho y seleccionamos alguna opción a editar para dicho elemento.

También si hacemos doble click sobre un elemento podemos cambiar atributos como colores, y fuentes.

No hay que olvidar a estas alturas de guardar nuestro archivo, lo cual se puede hacer igual que en Word, iendo a Archivo guardar, presionado el botón guardar (disket) o presionando Ctrl+G.

Imprimir

Para imprimir, podemos ir a Archivo, Imprimir. Antes de ellos podemos establecer los márgenes de impresión iendo al la vista preliminar , hacemos click en el botón márgenes y cambiamos estos arrastrándolos con el botón izquierdo del mouse. Luego presionamos el botón imprimir.